隨著業務越來越依賴IT，業務數據的損壞或遺失是可怕的。財務賬目、客戶資料庫、產品資訊、合約、報價及發票，是公司不能失去的數據的最好例子。
硬體損壞可以更換，但數據失去就永遠消失，因此有必要為你的數據做好後備的策略。
如果你的生意沒有什麼太多的數據要管理，你可以考慮簡單的方法，例如備份到Zip磁碟、可攜帶硬磁碟或CD及DVD磁碟。
不過，這些簡單的備份解決方案有共同的弱點－－它們會損壞、毀壞或被偷。最好的選擇是存入資料庫，這就是網上備份儲存的好處－－以高度安全的儲存環境中來保護你重要的數據。
網上備份另有選擇
這對於流動用戶特別有用，他們需要在走動中將數據備份。有了網上備份，你可以在任何可上網的個人電腦上載數據。
如果你的檔案遺失或被破壞，只要將備份數據下載和還原到你的驅動器。如果你的硬磁碟壞掉，只要拿個新的及將數據還原到新的磁碟就行了。
這是非常方便的，但就像將錢存放在銀行一樣，你必須選擇一個可靠的服務供應商。
HP和太平洋網際網路都是可靠的網上備份服務供應商，HP提供的Sure PC Backup服務，為期三年的1GB戶頭特別配套收費260元；太平洋網際網路的Internet Backup Service有不同的收費計畫，從500MB戶頭費用每個月低至10.45元開始。
兩個服務供應商在高度安全的環境中保護你的數據，免受中斷事件干擾。備份軟體容易使用，可以設定自動備份作業。這些都是在後端進行，因此你的工作不會受到干擾。
軟體的神奇之處
與其付錢給第三方的備份軟體，你其實可以應用現有Microsoft產品中已有的備份功能，Windows XP就有內置並容易使用的備份應用軟體。
如果你是使用Windows XP Professio- nal，只要按照次序Start>All Programs> Accessories>SystemTools>Backup就能獲得備份的功能。
如未改變設定，軟體只儲存個人文件及檔案(My Documents，Outlook Express信息，Cookies及Internet bookmarks)，但你可以選擇備份其他檔案及文件夾或整個硬磁碟驅動器。
其他羨人的特色是你可以按照天數或時間自動備份。你也可以選擇只備份改變的部分，而不是重頭再備份整個檔案。
Microsoft Office 2003有一個特色，即能在你工作時自動儲存Office文件，因此即使你在關機前忘記儲存文件，在自動回覆的功能幫助下也能取回文件。
如果你同時操作Office 2003及Windows Server 2003。其中一個稱為Volume Shadow Copy的功能，能在指定時間記錄你的文件。因此即使你錯誤地復抄一份文件，你也可以調出先前的版本，從那裡開始繼續工作。
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