規劃工作時，要分清楚輕重緩急。
不是每個人都會嘗試記錄時間，就算試了也不見得能撐一週，遑論更久。畢竟市面上許多減肥書都主打「你不必計算卡路里」，所以我知道這類事情是滿讓人厭惡的。此外，許多成功人士也沒在記錄時間，一部分人會為工作而做記錄，但絕少事事全記。
沒錯，你不必一輩子追蹤每週的168小時，照樣能照料好自己的時間花園。雖然知道時間去哪裡很好，但真正有助於運用時間的重點，在於知道你想怎麼用時間，每天衡量並調整。
寇特妮．溫斯雷克是作家兼廣告撰稿人，現居伊利諾州春田市。她跟我分享想像中「務實的理想日子」（這並非「完美日子」。雖然想像完美日子也是好玩的練習，不過那是長期目標。「務實的理想日子」必須能在現有的生活架構下實現）。
在務實的理想日子裡，她有自己的閱讀時間，有陪孩子閱讀的時間，處理工作上的重要案子，洗個熱水澡，與先生好好相伴而不是各自滑手機。她說：「當然不是每天都能這樣，但我要怎麼盡量達到？」
這問題很聰明，而且沒道理只達成一個務實的理想日子，不妨來個「務實的理想一週」如何？你會怎麼使用時間？
如何規劃務實而理想的一週
如果你不想把每分每秒全規畫好，不妨思考下週要做到哪些重要事項。每週是我們能善用的循環。雖然週一和週日天差地別，但在每週之中同占一天，沒有哪天常出現，哪天不常出現。我發現最適合做下週規畫的時間是週五下午。當你替週一到週五安排了計畫，在週五用完午餐後，大概不會做什麼要緊的事，畢竟週末在即，通常很難著手處理新事項，不過可以先想想下週想要做什麼。這樣能把原本會浪費的時間，轉變成最有利的時間。
我從幾年前開始在每週五下午規畫未來一週，發覺這有助於專注在重要事務上。我會花幾分鐘檢視下一週，列出一份包含三大分類的優先事項清單：
．工作
．關係
．個人
我問自己：「下一週在各分類中想達成什麼事？」清單可以很短，各兩、三項即可。「工作」類可能包含「替演講寫講稿」、「為即將到來的出差排定行前會議」；「關係」類也許包含「和丈夫出去用餐」、「跟朋友一起慢跑」；「個人」類可以是「跟牙醫約時間」、「到附近的博物館看展」。然後我會看下週的行事曆，寫下這些優先事項。
不是每個人都會嘗試記錄時間，規劃行程表。（以上圖片來源：Adobe stock）
工作分辨輕重緩急 依序完成目標
如果各個事項有很多步驟，可以分散到每天去做，這也是照料時間花園的一種方式。對於每一天，不妨想想哪三件最重要的事應該先做。如果你知道公司或住家在上午11點半會停電，在那之前該趕著把什麼事先做完？
分辨輕重緩急有助於確保能將重要的事做完，但最讓我驚訝的是，這種計畫可以變出許多「時間」。即使是很大的事項，只要挑出來並拆成數個步驟，分別完成並不會花很多時間。理想狀況下，我會把這些拆開的事項安排在一週的開頭。如果週一結束時就把最重要的工作目標搞定，那真是令人飄飄然，接下來整週的時間都可以感覺無牽無掛，而不會急得像熱鍋上的螞蟻，拚命趕在週五晚上前把分量不明的工作做完。
你也可以用「往後觀看」的方式來照料時間花園。每晚花幾分鐘寫下當天的回顧，回答幾個問題：
．我最喜歡今天哪一點？
．我想多花點時間做什麼？
．我想少花點時間做什麼？
．我要怎麼辦到？
這些問題有時會讓人決定做出重大改變。最近有位工程師寫信給我，說她研究了自己的行程表，發覺對工作沒有喜歡到願意每天花兩小時通勤，如果主管肯接受她每週一天在家上班會比較好。後來她錄取了一份離家較近且時間彈性的工作，並告訴現在的主管，結果主管同意她可以一週四天在家工作。如今，無論她換不換工作，時間就這麼變出來了。
本文整理、節錄自蘿拉．范德康《要忙，就忙得有意義》一書。由采實文化授權轉載，欲閱讀完整作品，歡迎參考原書。
