許多人都把太多時間耗費在基礎作業上。（圖片來源：Adobe Stock）
文／佐藤將之
兩方法把心力放在重要的目標
我離開亞馬遜，以經營顧問的身分開始工作後，痛切感受到「許多人都把太多時間耗費在基礎作業上」。
我稱它為基礎性作業已是相當委婉的說法了。總之，就是撥出很大的力氣去處理可說「不必要投注心力的部分」，甚至把它當成目的。
比如說，細心整理公司內部的資料，製作出很漂亮的圖表。如此講究有很多理由，如「為看資料的人著想」、「做事的能力藏在細節裡」等。但老實說，不怎麼有說服力。
只是，人在一個組織中待久了，會漸漸無法分辨自己正在做的工作是否真的有必要。對於這樣的人，我建議可以試試這兩種方法。
1、不知道該怎麼做時，想一想「顧客滿意度」
試著轉換成顧客的立場思考，特別有效。
假設有名員工「花費大量時間製作內部用資料的圖表」。做為一個顧客，你會樂意購買因為他的薪水而被墊高售價的商品嗎？會無可奈何地接受嗎？
如我一再談到的，亞馬遜把「提升顧客滿意度」設為唯一目的。從這觀點來看，那樣的作業被認為是「完全無意義」，而且被嚴厲地評價為「根本不是在做事」，而是「假裝自己在做事」。
人在一個組織中待久了，會漸漸無法分辨自己正在做的工作是否真的有必要。（圖片來源：Adobe Stock）
2、嘗試停止那項作業
對於長久延續下來，老實說已鮮少得到反應和回響的作業，這方法特別有效。
有一次我對部下說：
「你試試看，暫時不要再傳這份報告給我，應該不會有任何問題。」
即使在亞馬遜，計畫啟動之初也需要資訊共享，因此部下會製作日報表傳給主管和團隊的成員。可是一旦計畫上軌道，有穩定的成果之後，漸漸不再需要製作日報表，只要適度地聯繫即可。
製作日報表很花時間。我認為做到最低限度的資訊共享，把時間投入其他作業會比較好。
可是，這名部下不停地為所有成員傳送訊息。該項計畫是由好幾個部門共同推動，他似乎特別擔心其他部門主管的目光，很在意被他們認為自己偷懶，不知不覺地陷入「必須每天傳送日報表」的想法中，跳脫不出來。
於是我告訴他「試著停止每日傳送」，改為階段性地傳送報表。結果，什麼問題也沒發生，就算本來預期每天會收到日報表的主管也沒有任何抱怨。也就是說，他根本沒那麼仔細地閱讀日報表。
當你感覺到「有必要這麼做嗎？」的時候，試著偷偷取消看看吧。如果沒受到任何指責，則表示那件事不做也沒關係。
假使遭人指責，不妨聽聽他的理由。如果理由不是「顧客滿意度」，就以「顧客滿意度」為核心研究看看該怎麼處理，相信就能找出答案。
●1小時做完1天工作
①想一想「顧客會高興嗎？」
②實際停止看看。
本文整理、節錄自佐藤將之《1小時做完1天工作，亞馬遜怎麼辦到的？》一書。由采實文化授權轉載，欲閱讀完整作品，歡迎參考原書。
